Một bảng tính chứa đầy những con số có thể giống như một bức tường không thể vượt qua. Giải pháp để biến dữ liệu thô đó thành một câu chuyện rõ ràng và hấp dẫn rất đơn giản: học cách tạo biểu đồ trong Excel . Công cụ này, khi được sử dụng đúng cách, cho phép bạn hình dung các xu hướng, so sánh kết quả và truyền đạt các ý tưởng phức tạp chỉ trong nháy mắt, giúp toàn bộ nhóm dễ dàng tiếp cận các phân tích của bạn.

Hướng dẫn này sẽ giúp bạn nắm vững những kiến ​​thức cơ bản về chuẩn bị dữ liệu, từ việc hiểu khi nào cần chuyển sang sử dụng các công cụ mạnh mẽ hơn. Bạn sẽ không chỉ học cách thực hiện mà còn hiểu lý do tại sao nên chọn loại biểu đồ này thay vì loại khác, biến các bảng dữ liệu của bạn thành công cụ hỗ trợ ra quyết định mạnh mẽ.

Biến những con số thành câu chuyện với biểu đồ Excel.

Chỉ riêng dữ liệu thôi thì chưa đủ. Để đưa ra các quyết định chiến lược, bạn cần phải phân tích dữ liệu, xác định xu hướng và truyền đạt kết quả sao cho mọi người đều hiểu. Đây chính là lúc biểu đồ phát huy tác dụng.

Một biểu đồ được thiết kế tốt không chỉ đơn thuần là một hình ảnh đầy màu sắc. Nó là một công cụ phân tích và truyền đạt mạnh mẽ có thể:

• Đơn giản hóa sự phức tạp : Tóm tắt hàng nghìn dòng dữ liệu thành một hình ảnh trực quan duy nhất.
• Làm nổi bật các xu hướng : Thể hiện rõ ràng sự tăng trưởng, suy giảm hoặc các mô hình theo mùa mà sẽ bị bỏ qua trong một bảng biểu.
• Giúp việc so sánh trở nên dễ dàng : Cho phép bạn so sánh các danh mục hoặc khoảng thời gian khác nhau ngay lập tức.

Cho dù bạn là người quản lý trình bày kết quả hàng quý hay nhà phân tích đang tìm kiếm một điểm bất thường tiềm ẩn, việc thành thạo biểu đồ là một kỹ năng quan trọng trong kinh doanh ngày nay.

Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng tôi sẽ dẫn dắt bạn từng bước khám phá thế giới trực quan hóa dữ liệu với Excel. Chúng ta sẽ bắt đầu từ những điều cơ bản, hướng dẫn cách tạo và tùy chỉnh các hình ảnh trực quan, và cuối cùng, sẽ thẳng thắn về những hạn chế của công cụ này. Bạn sẽ hiểu khi nào độ phức tạp của dữ liệu đòi hỏi bạn phải chuyển sang nền tảng phân tích dữ liệu như Electe , nền tảng có thể tự động hóa toàn bộ quy trình và cung cấp những hiểu biết dự đoán, biến dữ liệu của bạn thành lợi thế cạnh tranh.

Hãy chuẩn bị dữ liệu và chọn biểu đồ phù hợp.

Một biểu đồ thành công bắt đầu từ rất lâu trước khi bạn nhấp vào "Chèn". Bí quyết thực sự, yếu tố tạo nên sự khác biệt giữa một hình ảnh trực quan rõ ràng và một mớ hỗn độn khó đọc, chính là khâu chuẩn bị dữ liệu. Nếu thông tin ban đầu lộn xộn hoặc được cấu trúc kém, kết quả chắc chắn sẽ gây khó hiểu.

Bước đầu tiên để học cách tạo biểu đồ chuyên nghiệp trong Excel là phải sắp xếp mọi thứ một cách có hệ thống.

Hãy đảm bảo mỗi cột đều có tiêu đề rõ ràng và không có ô trống nào trong phạm vi dữ liệu của bạn. Cấu trúc bảng đơn giản này rất quan trọng: đó là cách Excel hiểu được mối quan hệ giữa các biến khác nhau mà bạn muốn biểu diễn. Nếu bạn thường xuyên làm việc với dữ liệu phức tạp, bạn có thể thấy hữu ích khi tìm hiểu thêm về cách quản lý tệp CSV trong Excel , một định dạng rất phổ biến khi nhập dữ liệu từ các hệ thống khác.

Chọn dữ liệu và chọn loại biểu đồ.

Sau khi dữ liệu đã được làm sạch và sẵn sàng, đã đến lúc chọn lọc chúng. Bạn có thể thực hiện theo cách cổ điển, bằng cách nhấp vào ô đầu tiên và kéo chuột, hoặc bạn có thể chọn chỉ các cột hoặc hàng cần thiết bằng cách giữ phím Ctrl trong khi nhấp chuột. Đây là một phím tắt rất tiện lợi để chỉ lọc ra thông tin liên quan.

Tuy nhiên, việc lựa chọn biểu đồ không bao giờ chỉ là vấn đề thẩm mỹ. Nó phải trả lời một câu hỏi cụ thể. Luôn tự hỏi bản thân: "Tôi muốn truyền đạt điều gì thông qua dữ liệu này?"

• Bạn muốn so sánh các giá trị giữa các danh mục khác nhau? Hãy sử dụng biểu đồ cột hoặc biểu đồ thanh . Đây là lựa chọn hoàn hảo để hiển thị doanh số bán hàng theo sản phẩm hoặc lưu lượng truy cập web theo kênh tiếp thị. Nó đơn giản và dễ đọc.
• Bạn muốn thể hiện xu hướng theo thời gian? Biểu đồ đường là công cụ hữu ích nhất. Hãy nghĩ đến sự tăng trưởng doanh thu hoặc số lượng người đăng ký hàng tháng. newsletter Câu nói này kể một câu chuyện.
• Bạn muốn minh họa thành phần của tổng số? Biểu đồ hình tròn có thể hữu ích, nhưng với một lưu ý quan trọng: chỉ sử dụng nó nếu bạn có một vài hạng mục. Nó rất tuyệt vời để thể hiện, ví dụ, cách các nguồn doanh thu khác nhau đóng góp vào tổng số.

Nguyên tắc vàng là sự rõ ràng. Nếu biểu đồ hình tròn có nhiều hơn năm hoặc sáu "lát" phần, nó sẽ trở nên khó đọc. Trong những trường hợp này, biểu đồ cột ngang hầu như luôn là lựa chọn tốt hơn, vì nó cho phép mắt chúng ta so sánh độ dài dễ dàng hơn nhiều.

Đối với những phân tích sơ bộ này, Excel vẫn là một công cụ không thể thiếu trong nhiều công ty. Ước tính khoảng 80% các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Ý sử dụng nó do tính đơn giản trong việc tạo các báo cáo cơ bản.

Tuy nhiên, khi dữ liệu trở nên phức tạp hơn và được cập nhật liên tục, việc nhập liệu thủ công có thể trở thành một "mỏ vàng" chứa đầy lỗi, gây nguy hiểm cho các quyết định kinh doanh dựa trên những con số đó. Hạn chế này được thể hiện rõ ràng trong một số phân tích về việc sử dụng Excel trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ .

Hướng dẫn tạo biểu đồ đầu tiên của bạn từng bước một

Được rồi, dữ liệu đã sẵn sàng và được sắp xếp gọn gàng. Đã đến lúc bắt tay vào việc, và tôi đảm bảo với bạn, việc tạo biểu đồ đầu tiên đơn giản hơn nhiều so với tưởng tượng. Để mọi thứ trở nên cụ thể hơn, hãy tưởng tượng chúng ta có một tập dữ liệu theo dõi doanh số bán hàng hàng tháng của một sản phẩm mới.

Quy trình cơ bản thực sự rất trực quan. Đầu tiên, bạn cần chọn phạm vi ô chứa dữ liệu của mình, đừng quên tiêu đề hàng và cột (trong trường hợp này là "Tháng" và "Doanh số"). Bước này rất quan trọng: đó là cách bạn cho Excel biết thông tin nào cần được liên kết.

Sau khi đã chọn tất cả các mục, hãy vào tab Chèn trên thanh công cụ phía trên. Ở đó, bạn sẽ tìm thấy mục "Biểu đồ". Excel có một tính năng rất hữu ích gọi là Biểu đồ được đề xuất , tính năng này phân tích dữ liệu của bạn và đề xuất các loại hình trực quan hóa phù hợp nhất. Đối với người mới bắt đầu, đây là điểm khởi đầu hoàn hảo.

Từ ý tưởng đến hình dung

Với ví dụ về doanh số bán hàng hàng tháng, biểu đồ cột hoặc biểu đồ đường sẽ là lý tưởng. Nếu bạn muốn thực hiện thủ công, chỉ cần nhấp vào biểu tượng biểu đồ cột và chọn mẫu 2D đầu tiên. Excel sẽ ngay lập tức tạo biểu đồ trực tiếp trên bảng tính của bạn.

Hình ảnh này tóm gọn hoàn hảo quy trình làm việc: sắp xếp, lựa chọn và chọn lọc.

Bằng cách làm theo ba bước đơn giản này, bạn có thể có được hình dung cơ bản chỉ trong vài giây.

Biểu đồ hiện đã có, nhưng vẫn còn hơi thô sơ. Bạn sẽ nhận thấy ngay rằng hai tab ngữ cảnh mới đã xuất hiện trên thanh ribbon: Thiết kế biểu đồ và Định dạng . Đây là nơi điều kỳ diệu thực sự bắt đầu: tùy chỉnh.

Biểu đồ đầu tiên không cần phải hoàn hảo, nhưng nó phải có chức năng. Mục tiêu là chuyển đổi các con số thành thứ gì đó trực quan. Việc hoàn thiện về mặt thẩm mỹ và các chi tiết sẽ được thực hiện sau, như chúng ta sẽ thấy ngay sau đây.

Khám phá giao diện thiết kế

Tab Thiết kế đồ họa là buồng lái của bạn. Từ đây, bạn có thể làm hầu hết mọi thứ:

• Thêm các thành phần biểu đồ : Nhấp vào "Thêm thành phần biểu đồ" để chèn hoặc chỉnh sửa tiêu đề trục, nhãn dữ liệu, chú giải hoặc đường lưới. Một tiêu đề rõ ràng là bước đầu tiên để làm cho biểu đồ dễ hiểu ngay lập tức.
• Thay đổi bố cục nhanh chóng : Nút "Bố cục nhanh" cung cấp một loạt các mẫu thiết lập sẵn giúp sắp xếp lại tiêu đề, chú thích và nhãn chỉ bằng một cú nhấp chuột. Thực sự tiết kiệm thời gian.
• Thay đổi màu sắc : Sử dụng lệnh "Thay đổi màu sắc" để áp dụng các bảng màu khác nhau. Đây là một cách tuyệt vời để đồng bộ hóa biểu đồ của bạn với màu sắc thương hiệu của công ty.
• Thay đổi loại biểu đồ : Nhận thấy biểu đồ cột không phải là lựa chọn tốt nhất? Không sao, bạn không cần phải bắt đầu lại. Sử dụng "Thay đổi loại biểu đồ" để chuyển đổi ngay lập tức thành biểu đồ đường hoặc biểu đồ cột mà không làm mất dữ liệu.

Hãy dành vài phút để thử nghiệm các tùy chọn này. Bạn sẽ nhanh chóng làm quen với giao diện và có thể chuyển từ một bảng đơn giản sang một giao diện chuyên nghiệp, rõ ràng trong thời gian ngắn.

Biến biểu đồ trở nên sống động: Cá nhân hóa để tạo ra tác động thực sự

Biểu đồ tiêu chuẩn chỉ cung cấp thông tin thô. Ngược lại, biểu đồ tùy chỉnh thu hút sự chú ý và kể một câu chuyện. Khi đã có nền tảng, công việc thực sự bắt đầu: tinh chỉnh, hoàn thiện và chuyển đổi dữ liệu thành một thông điệp mạnh mẽ. Đó không chỉ là vấn đề thẩm mỹ, mà còn là cách để làm cho mọi thứ dễ đọc hơn và làm nổi bật thông tin chính mà bạn muốn truyền đạt.

Chỉ cần một vài điều chỉnh nhỏ, một biểu đồ trực quan thông thường có thể trở thành công cụ truyền đạt hiệu quả, hoàn toàn phù hợp với thương hiệu của bạn. May mắn thay, Excel cho phép chúng ta kiểm soát gần như hoàn toàn mọi khía cạnh của biểu đồ.

Hoàn thiện từng chi tiết hình ảnh

Bước đầu tiên để tạo ra một biểu đồ thực sự hiệu quả là tập trung vào các thành phần chính của nó. Khi chọn biểu đồ, các tab Thiết kế biểu đồ và Định dạng sẽ hiện ra ở phía trên: đây là các trung tâm điều khiển của bạn.

Dưới đây là một số giải pháp nhanh chóng mang lại hiệu quả tức thì:

• Màu sắc và kiểu dáng: Hãy quên đi màu sắc mặc định của Excel. Sử dụng các bảng màu có sẵn trong "Thay đổi màu sắc", hoặc tốt hơn nữa, hãy tiến thêm một bước: chọn từng chuỗi dữ liệu và áp dụng màu sắc thương hiệu của bạn. Sự nhất quán về mặt hình ảnh sẽ tạo nên vẻ chuyên nghiệp ngay lập tức.
• Tiêu đề và chú thích: Tiêu đề cần tóm tắt rõ ràng nội dung biểu đồ. Tránh dùng tiêu đề chung chung như "Doanh số". Hãy cụ thể hơn: "Xu hướng doanh số sản phẩm X - Quý 1 năm 2024". Chú thích cần rõ ràng và được đặt ở vị trí không gây cản trở cho người đọc.
• Trục tọa độ và lưới: Đôi khi, một thay đổi nhỏ đối với trục tọa độ có thể thay đổi cách bạn nhìn nhận dữ liệu. Bạn có thể thay đổi đơn vị đo (ví dụ: từ euro sang nghìn euro), thêm ký hiệu tiền tệ hoặc thay đổi phạm vi để tập trung vào một xu hướng cụ thể. Và một lời khuyên chân thành: hãy giảm thiểu các đường lưới. Một giao diện gọn gàng hơn hầu như luôn hiệu quả hơn.

Thêm ngữ cảnh với các yếu tố nâng cao

Để phân tích sâu hơn chứ không chỉ đơn thuần là trực quan hóa dữ liệu, Excel cung cấp các công cụ bổ sung ngữ cảnh quan trọng. Một trong những tính năng hữu ích nhất chắc chắn là đường xu hướng . Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể vẽ một đường thẳng lên biểu đồ để thể hiện hướng chung của dữ liệu, giúp dễ dàng nhận biết xu hướng chỉ trong nháy mắt.

Trong các bối cảnh khoa học hoặc thống kê, thanh lỗi là một yếu tố quan trọng khác. Chúng cho phép bạn hình dung sự biến động hoặc độ không chắc chắn của phép đo, bổ sung thêm chiều sâu và tính chuyên môn cho phân tích của bạn.

Biểu đồ không chỉ đơn thuần là hiển thị dữ liệu, mà còn phải hướng dẫn việc diễn giải. Mỗi yếu tố được thêm vào, từ nhãn được đặt đúng vị trí đến đường xu hướng, đều giúp chuyển đổi các con số thành một câu chuyện rõ ràng và trực tiếp.

Để đảm bảo tính nhất quán giữa các báo cáo kinh doanh khác nhau, có một mẹo hay: lưu các tùy chỉnh của bạn dưới dạng mẫu. Sau khi tạo biểu đồ hoàn hảo, nhấp chuột phải và chọn "Lưu dưới dạng mẫu". Lần sau khi cần, bạn có thể áp dụng cùng một kiểu chỉ với một cú nhấp chuột, tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Nếu bạn muốn quy trình làm việc của mình hiệu quả hơn nữa, hãy tìm hiểu thêm về các mẫu Excel và cách sử dụng chúng tốt nhất .

Hiểu khi nào Excel không còn đủ đáp ứng nhu cầu

Excel là một công cụ phi thường, không cần phải vòng vo nữa. Nó đã thực sự dân chủ hóa việc phân tích dữ liệu và, ngay cả ngày nay, vẫn là một trợ thủ đắc lực cho hàng triệu chuyên gia. Học cách tạo biểu đồ trong Excel vẫn là một kỹ năng cơ bản. Nhưng, đối với một công ty đang phát triển, luôn có một thời điểm bùng phát.

Đây là thời điểm mà việc chỉ dựa vào bảng tính không còn hiệu quả nữa và trên thực tế, trở thành một rủi ro.

Khi khối lượng dữ liệu tăng vọt và nguồn thông tin nhân lên gấp bội, việc cập nhật thủ công trở thành nút thắt cổ chai. Một lỗi sao chép và dán đơn giản, một công thức sai sót trong một ô ẩn, có thể dẫn đến những quyết định chiến lược dựa trên thông tin bị bóp méo. Và hậu quả có thể rất nghiêm trọng. Chưa kể đến tính dễ bị tổn thương vốn có của các tệp Excel phức tạp: đã bao nhiêu lần một đồng nghiệp, chỉ bằng cách thay đổi một chi tiết nhỏ, đã làm hỏng hàng giờ làm việc của chúng ta?

Cảnh báo: Khi bạn đã vượt quá giới hạn của Excel.

Làm sao bạn biết mình đã đến điểm không thể quay đầu? Có những dấu hiệu không thể nhầm lẫn, những hồi chuông cảnh báo thực sự mà mọi nhà quản lý nên nhận ra:

• Thời gian bị lãng phí vào việc cập nhật thủ công. Nếu bạn dành nhiều giờ để tải xuống, sao chép và dán dữ liệu hơn là phân tích nó, thì đó là một vấn đề. Thời gian của bạn quý giá hơn thế.
• Hoàn toàn thiếu các cảnh báo và thông tin chi tiết chủ động. Excel không cảnh báo bạn nếu phát hiện ra sự bất thường hoặc xu hướng mới nổi. Bạn phải tự tìm kiếm, với hy vọng phát hiện ra chúng.
• Sự hỗn loạn của việc hợp tác. Chia sẻ các tệp Excel dung lượng lớn qua email là một công thức dẫn đến thảm họa. Ai mà chưa từng trải qua tình huống khó xử "Chúng ta đang sử dụng phiên bản nào?" final_report_definitivo_V2.xlsx?"
• Việc thực hiện phân tích dự đoán là bất khả thi. Excel rất giỏi trong việc xem xét dữ liệu quá khứ. Nhưng ngày nay, các công ty thành công nhờ dự đoán tương lai, và để làm được điều đó, cần một phương pháp khác.

Sự chuyển đổi từ các biểu đồ tĩnh sang các công cụ phân tích dựa trên trí tuệ nhân tạo là một bước ngoặt quan trọng. Các nền tảng hiện đại như Electe được thiết kế cho mục đích này: chúng kết nối trực tiếp với các nguồn dữ liệu của bạn (thậm chí là tệp Excel hoặc hệ thống ERP của công ty bạn) để tạo ra các bảng điều khiển thông minh, có khả năng dự đoán, giúp bạn tối ưu hóa các chương trình khuyến mãi hoặc đẩy nhanh tiến độ lập kế hoạch. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, chúng tôi đã trình bày chi tiết về vấn đề này trong hướng dẫn về phần mềm kinh doanh thông minh của chúng tôi .

Excel so với các nền tảng AI: So sánh thực tế

Để hiểu rõ sự khác biệt, hãy xem một ví dụ cụ thể. Bạn cần phân tích doanh số bán hàng. Trong Excel, bạn có thể sẽ tạo biểu đồ cột. Rõ ràng, gọn gàng, nhưng tĩnh. Nó cho bạn biết điều gì đã xảy ra .

Giờ đây, cùng một phân tích đó đã có sẵn trên nền tảng phân tích dữ liệu được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI). Bảng điều khiển trực quan và tương tác cao. Bạn có thể lọc theo khu vực hoặc sản phẩm chỉ bằng một cú nhấp chuột. Nhưng đó chưa phải là tất cả. Ngoài việc xem doanh số bán hàng trong quá khứ, AI còn cung cấp dự báo cho quý tiếp theo, có thể làm nổi bật các sản phẩm có nguy cơ hết hàng.

Nó không còn chỉ là hình ảnh trực quan nữa. Nó trở thành một cuộc đối thoại thực sự với dữ liệu của bạn.

Những điểm chính: Nên mang gì về nhà

Chúng ta đã tìm hiểu chi tiết cách chuyển đổi dữ liệu thô thành các hình ảnh trực quan hiệu quả. Dưới đây là những điểm chính cần nhớ để nắm vững nghệ thuật tạo biểu đồ trong Excel và hiểu khi nào cần thực hiện bước tiếp theo:

• Chuẩn bị là tất cả: Một biểu đồ chỉ tốt khi dữ liệu làm nền tảng cho nó tốt. Luôn đảm bảo các bảng của bạn sạch sẽ, được sắp xếp hợp lý và không có lỗi trước khi bắt đầu.
• Hãy chọn loại biểu đồ phù hợp với thông điệp của bạn: Đừng chỉ chú trọng đến tính thẩm mỹ. Sử dụng biểu đồ cột để so sánh, biểu đồ đường để thể hiện xu hướng theo thời gian và biểu đồ tròn (cần thận trọng) để thể hiện tỷ lệ của một tổng thể.
• Cá nhân hóa để truyền đạt thông tin tốt hơn: Tiêu đề rõ ràng, màu sắc phù hợp với thương hiệu và việc sử dụng các yếu tố như đường xu hướng sẽ biến biểu đồ tiêu chuẩn thành một công cụ kể chuyện mạnh mẽ.
• Nhận biết những hạn chế của Excel: Việc cập nhật thủ công, thiếu cảnh báo tự động và nguy cơ sai sót của con người là những dấu hiệu cho thấy cần chuyển sang một giải pháp tiên tiến hơn.
• Thúc đẩy tự động hóa để tăng trưởng: Các nền tảng phân tích dữ liệu như... Electe Chúng không chỉ thay thế biểu đồ, mà còn tự động hóa toàn bộ quy trình phân tích, cung cấp những hiểu biết mang tính dự đoán và giúp bạn có thêm thời gian để đưa ra các quyết định chiến lược.

Nếu bạn nhận thấy mình dành nhiều thời gian chuẩn bị dữ liệu hơn là phân tích dữ liệu, hoặc nếu bạn cảm thấy bảng tính đang trở thành rào cản cho sự phát triển của công ty, đã đến lúc bạn nên tìm kiếm một giải pháp hiệu quả hơn. Electe Nó được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu mà không cần đến sự phức tạp của các giải pháp doanh nghiệp lớn. Biến dữ liệu của bạn thành lợi thế cạnh tranh.

Tìm hiểu cách thức Electe có thể tự động hóa phân tích của bạn →