Công ty của bạn có đang phải vật lộn hàng ngày với những nút thắt cổ chai, những công việc lặp đi lặp lại lãng phí thời gian quý báu và sự thiếu phối hợp giữa các nhóm không? Nếu câu trả lời là có, bạn không phải là người duy nhất. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) đang phải vật lộn với tình trạng vận hành kém hiệu quả, cản trở tăng trưởng, tiêu tốn nguồn lực mà đáng lẽ bạn có thể đầu tư vào đổi mới và phát triển. Làm thế nào bạn có thể biến sự hỗn loạn vận hành này thành một bản giao hưởng được dàn dựng hoàn hảo?
Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPM) chính là câu trả lời. Không chỉ là một thuật ngữ chuyên ngành dành cho các tập đoàn đa quốc gia lớn, BPM còn là một phương pháp tiếp cận chiến lược cho phép bạn phân tích, tối ưu hóa và tự động hóa quy trình làm việc để đạt được mục tiêu kinh doanh. Đó là nghệ thuật làm cho mọi hoạt động trở nên thông minh hơn, chứ không phải vất vả hơn. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ khám phá cách BPM, được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo và các nền tảng phân tích dữ liệu như Electe đã trở thành công cụ thiết yếu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn loại bỏ lãng phí, cắt giảm chi phí và xây dựng lợi thế cạnh tranh lâu dài.
BPM thường được coi là phần mềm phức tạp hoặc một phương pháp cứng nhắc. Thực tế đơn giản và dễ tiếp cận hơn nhiều. Hãy tưởng tượng Quản lý Quy trình Kinh doanh như người chỉ huy dàn nhạc của công ty bạn. Nhiệm vụ của nó không phải là chơi một nhạc cụ, mà là đảm bảo mỗi nhạc công - dù là một nhóm hay một nhân viên - đều thể hiện vai trò của mình một cách hoàn hảo, hài hòa với những người khác. Khi tiếp thị, bán hàng, hậu cần và dịch vụ khách hàng phối hợp nhịp nhàng, kết quả sẽ là thành công cho doanh nghiệp của bạn.
Nếu không có giám đốc, mỗi phòng ban sẽ đi theo điểm số riêng của mình, tạo ra một hiệu suất hỗn loạn. BPM cung cấp điểm số và định hướng cần thiết để mọi người cùng hướng tới một mục tiêu chung. Chính cách tiếp cận này cho phép bạn chuyển từ quản lý phản ứng, theo đuổi vấn đề, sang quản lý chủ động, dự đoán chúng.
Mục tiêu thực sự của Quản lý Quy trình Kinh doanh không chỉ là "làm tốt mọi việc" mà còn là "làm đúng việc" một cách có thể lặp lại và mở rộng. Đó là nền tảng cho sự tăng trưởng bền vững.
Áp dụng phương pháp BPM đồng nghĩa với việc đạt được những lợi ích cụ thể và có thể đo lường ngay lập tức. Đây không phải là một cuộc cách mạng trong một sớm một chiều, mà là một hành trình cải tiến liên tục dẫn đến những kết quả hữu hình.
Sau đây là những gì bạn có thể mong đợi:
Để thực sự thành thạo Quản lý Quy trình Kinh doanh , điều quan trọng là phải hiểu rằng nó không phải là một dự án có điểm khởi đầu và kết thúc, mà là một chu kỳ cải tiến liên tục. Hãy tưởng tượng việc chế tạo và bảo trì một chiếc xe đua: bạn không chỉ lắp ráp nó một lần; bạn phải kiểm tra, giám sát và liên tục tinh chỉnh nó để duy trì hiệu suất cao nhất. BPM hoạt động chính xác như vậy.
Chu trình này được chia thành năm giai đoạn hợp lý, trong đó mỗi bước chuẩn bị nền tảng cho bước tiếp theo, kích hoạt vòng tròn lành mạnh giúp biến công ty của bạn thành một động cơ chủ động và ngày càng hiệu quả.
Đây là giai đoạn chẩn đoán, điểm khởi đầu. Mục tiêu là ghi lại một cách trung thực và chi tiết các quy trình hiện tại của bạn, cái mà chúng tôi gọi là "nguyên trạng". Đã đến lúc vạch ra từng bước, hiểu rõ ai làm gì, với công cụ nào và trong bao lâu. Giai đoạn này bao gồm việc thu thập dữ liệu và quan trọng nhất là trao đổi với các nhóm. Đâu là những điểm nghẽn? Những lỗi hoặc sự chậm trễ phổ biến nhất là gì? Trả lời những câu hỏi này là điều cần thiết để xây dựng một nền tảng vững chắc.
Khi đã hiểu rõ điểm xuất phát, đã đến lúc hướng tới tương lai. Đây là lúc bạn thiết kế quy trình tối ưu, cái gọi là "tương lai" (nó nên như thế nào). Về cơ bản, bạn thiết kế quy trình làm việc lý tưởng để đạt được các mục tiêu kinh doanh. Hãy hình dung việc này giống như việc thiết kế một động cơ mới cho chiếc xe đua của bạn: bạn quyết định loại bỏ thành phần nào, nâng cấp thành phần nào và kết nối mọi thứ như thế nào để tăng hiệu suất. Mục tiêu không phải là lật đổ hoàn toàn mọi thứ, mà là tạo ra một mô hình tinh gọn hơn, nhanh hơn và đáng tin cậy hơn.
Như bạn có thể thấy, BPM đóng vai trò như chất xúc tác giải quyết những điểm yếu để khai phá tiềm năng tiềm ẩn của công ty bạn.
Sau khi mô hình mới được phê duyệt, đã đến lúc hành động. Giai đoạn thực hiện bao gồm việc đưa quy trình "sắp tới" vào thực tiễn. Điều này có thể bao gồm việc giới thiệu phần mềm mới, chuẩn hóa một số quy trình nhất định hoặc đào tạo nhân viên về quy trình làm việc mới. Bí quyết thực sự để thành công ở đây chính là quản lý thay đổi: bạn phải truyền đạt rõ ràng những lợi ích và chủ động thu hút mọi người để các quy trình mới được áp dụng một cách thuyết phục.
Quy trình mới đã hoạt động. Nhưng làm thế nào để biết liệu nó có thực sự hiệu quả hơn hay không? Câu trả lời rất đơn giản: đo lường. Ở giai đoạn này, bạn thu thập dữ liệu và theo dõi hiệu suất bằng các chỉ số hiệu suất chính (KPI) như thời gian chu kỳ, chi phí cho mỗi quy trình và tỷ lệ lỗi. Các nền tảng phân tích dữ liệu như Electe , một nền tảng phân tích dữ liệu hỗ trợ AI dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, trở thành trợ thủ đắc lực, cho phép bạn tạo bảng thông tin trực quan để xem các KPI này theo thời gian thực và chuyển đổi dữ liệu thô thành những thông tin chi tiết hữu ích.
Chúng ta đã đến giai đoạn cuối cùng, giai đoạn khép lại vòng lặp và bắt đầu một vòng lặp mới. Với dữ liệu được thu thập trong quá trình giám sát, giờ đây bạn đã có ý tưởng rõ ràng về nơi cần can thiệp để cải thiện hơn nữa. Tối ưu hóa là cốt lõi của BPM. Nếu dữ liệu cho thấy vẫn còn điểm nghẽn, bạn sẽ quay lại giai đoạn thiết kế. Nếu bạn phát hiện ra một công nghệ mới có thể tự động hóa một bước, bạn sẽ quay lại giai đoạn mô hình hóa.
Vòng đời BPM không phải là một dự án đơn lẻ, mà là một triết lý cải tiến liên tục. Mỗi lần tối ưu hóa đều trở thành điểm khởi đầu cho một phân tích mới, thúc đẩy sự xuất sắc trong vận hành.
Giai đoạn Mục tiêu chính Hoạt động chính Thiết kế và Phân tích Hiểu rõ trạng thái hiện tại của quy trình ("nguyên trạng"). Lập sơ đồ quy trình làm việc, xác định các điểm kém hiệu quả, phỏng vấn nhóm. Mô hình hóa và Thiết kế Thiết kế quy trình tương lai được tối ưu hóa ("tương lai"). Thiết kế luồng công việc mới, xác định các quy tắc và tiêu chuẩn. Thực hiện và Triển khai Áp dụng quy trình mới vào thực tế. Giới thiệu phần mềm mới, đào tạo nhân viên, cập nhật quy trình. Giám sát và Đo lường Đánh giá hiệu suất của quy trình mới. Thu thập dữ liệu KPI, tạo bảng thông tin, phân tích kết quả. Tối ưu hóa và Cải tiến Xác định và triển khai các cải tiến tiếp theo. Phân tích dữ liệu giám sát, bắt đầu một chu trình mới.
Không có công thức chung nào cho Quản lý Quy trình Kinh doanh . Phương pháp luận hoàn hảo phụ thuộc vào mục tiêu, văn hóa riêng biệt và những thách thức cụ thể mà công ty bạn đang phải đối mặt. Việc lựa chọn phương pháp tiếp cận phù hợp cũng giống như lựa chọn đúng công cụ cho công việc: bạn sẽ không dùng búa để vặn ốc vít. Để giúp bạn định hướng điều này, hãy cùng khám phá những phương pháp luận phổ biến nhất.
Phương pháp Lean bắt nguồn từ ngành sản xuất, nhưng các nguyên tắc của nó vô cùng hiệu quả trong mọi bối cảnh. Trọng tâm cốt lõi của nó là loại bỏ bất cứ thứ gì không mang lại giá trị cho khách hàng cuối cùng, tức là lãng phí ( muda ). Nó tập trung vào một vài trụ cột: xác định giá trị, lập bản đồ luồng, tạo ra luồng liên tục và phấn đấu hướng đến sự hoàn hảo.
Khi nào nên sử dụng? Đây là lựa chọn lý tưởng để tối ưu hóa sản xuất, hậu cần hoặc bất kỳ quy trình làm việc nào mà hiệu quả và giảm chi phí là ưu tiên hàng đầu. Hãy xem xét một trang web thương mại điện tử muốn giảm thời gian đóng gói và vận chuyển.
Nếu mục tiêu chính của bạn là giảm thiểu lỗi và cải thiện chất lượng đến mức gần như hoàn hảo, thì Six Sigma chính là giải pháp phù hợp. Đây là một phương pháp tiếp cận nghiêm ngặt, được thúc đẩy bởi dữ liệu và phân tích thống kê, nhằm xác định và loại bỏ nguyên nhân gây ra lỗi. Mục tiêu là đạt được tối đa 3,4 lỗi trên một triệu khả năng .
Six Sigma không chỉ đơn thuần là "làm tốt hơn". Nó hướng tới mục tiêu đạt được độ tin cậy gần như tuyệt đối, chuyển đổi chất lượng từ mục tiêu thành tiêu chuẩn hoạt động có thể đo lường và nhất quán.
Phương pháp này tuân theo chu trình năm giai đoạn có cấu trúc được gọi là DMAIC: Xác định, Đo lường, Phân tích, Cải thiện, Kiểm soát.
Khi nào nên sử dụng? Nó hoàn hảo cho các bộ phận dịch vụ khách hàng muốn giảm thời gian giải quyết yêu cầu hoặc cho các công ty phần mềm muốn loại bỏ lỗi trước khi phát hành.
Ra đời trong lĩnh vực phát triển phần mềm, phương pháp Agile là một triết lý nhấn mạnh tính linh hoạt, sự hợp tác và khả năng phản ứng nhanh với thay đổi. Thay vì lên kế hoạch mọi thứ ngay từ đầu, phương pháp Agile chia nhỏ công việc thành các chu kỳ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, được gọi là "sprint". Vào cuối mỗi sprint, nhóm sẽ đưa ra một kết quả cụ thể, thu thập phản hồi và điều chỉnh kế hoạch.
Khi nào nên sử dụng? Nó rất cần thiết cho các nhóm tiếp thị, phát triển sản phẩm và bất kỳ môi trường năng động nào có yêu cầu thay đổi từng ngày.
Quản lý Chất lượng Toàn diện (TQM) là một triết lý quản lý thúc đẩy mọi cá nhân trong tổ chức cùng cam kết cải tiến liên tục. Ý tưởng cơ bản rất đơn giản: chất lượng không chỉ là trách nhiệm của một bộ phận, mà là của tất cả mọi người. Các nguyên tắc cốt lõi của TQM là lấy khách hàng làm trọng tâm, sự tham gia toàn diện của nhân viên và phương pháp tiếp cận dựa trên quy trình.
Khi nào nên sử dụng? TQM là phương pháp tiếp cận lâu dài nhằm chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp và xây dựng lợi thế cạnh tranh lâu dài dựa trên chất lượng.
Quản lý quy trình kinh doanh trước đây dựa vào phân tích thủ công và trực giác. Ngày nay, trí tuệ nhân tạo và phân tích dữ liệu đang thay đổi cuộc chơi, chuyển đổi BPM từ một quy trình phản ứng với vấn đề sang một quy trình dự đoán và giải quyết chúng một cách tự động. Các nền tảng hỗ trợ AI như Electe Họ đang trao cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ những năng lực mà trước đây chỉ các tập đoàn lớn mới có.
Trí tuệ nhân tạo không chỉ hiển thị cho bạn một biểu đồ. Nó đào sâu hơn nhiều, phân tích hàng ngàn điểm dữ liệu để khám phá những quy luật mà mắt thường không thể nhìn thấy. Trên thực tế, nó có thể tìm ra những điểm nghẽn mà bạn không biết là tồn tại và dự đoán các vấn đề trước khi chúng bùng phát. Thay vì tự hỏi: "Tại sao sản xuất lại chậm lại?", AI cảnh báo bạn rằng: "Dựa trên dữ liệu, có 85% khả năng sản xuất sẽ chậm lại vào tuần tới nếu chúng ta không hành động."
Việc tích hợp AI vào BPM đã chuyển hướng trọng tâm: không còn là giải quyết các vấn đề của ngày hôm qua nữa, mà là dự đoán những thách thức của ngày mai. Đó là sự chuyển đổi từ quản lý thụ động sang định hướng kinh doanh chủ động.
Một bước chuyển lớn khác là Tự động hóa Quy trình Thông minh (IPA) . Chúng ta không nói về việc tự động hóa đơn giản một tác vụ lặp đi lặp lại, mà là các hệ thống có thể "học" từ ngữ cảnh và thích nghi. Theo các nghiên cứu gần đây, khoảng 41% công ty ở Ý đã sử dụng AI để tối ưu hóa quy trình nhân sự, và con số này ước tính sẽ tăng lên 70% vào năm 2025.
Áp dụng vào BPM, tự động hóa thông minh có thể:
Một ví dụ cụ thể về cách công nghệ có thể hợp lý hóa quy trình đến từ ngành khách sạn, nơi các công cụ như ứng dụng nhận phòng trực tuyến đang tự động hóa các hoạt động trước đây đòi hỏi thời gian và nhân sự.
Có lẽ lợi thế lớn nhất của kỷ nguyên quản lý quy trình kinh doanh mới này chính là tính dân chủ hóa. Trước đây, việc phân tích chuyên sâu như vậy đòi hỏi một đội ngũ các nhà khoa học dữ liệu. Ngày nay, điều này không còn đúng nữa. Các nền tảng như Electe Chúng được thiết kế trực quan và dễ tiếp cận, cho phép các nhà quản lý nắm bắt thông tin chi tiết chỉ bằng một cú nhấp chuột. Sự phối hợp giữa con người và máy móc chính là chìa khóa thực sự, một chủ đề bạn có thể tìm hiểu thêm bằng cách đọc bài viết "Cách xây dựng đội ngũ phát triển mạnh mẽ với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI" .
Nói về Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPO) , đây là một khoản đầu tư mang lại lợi tức đầu tư (ROI) hữu hình, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) nơi mọi nguồn lực đều tạo nên sự khác biệt. Hãy cùng xem xét những lợi ích chính mà phương pháp này mang lại cho doanh nghiệp của bạn.
Khi các quy trình rõ ràng và tự động hóa, nhóm của bạn sẽ không còn lãng phí thời gian vào các công việc thủ công nữa. Cuối cùng, mọi người có thể tập trung vào những điều thực sự tạo nên sự khác biệt: đổi mới, giải quyết các vấn đề phức tạp và chăm sóc khách hàng. Tự động hóa không thay thế con người; nó nâng cao năng lực của họ. Nền tảng Electe Ví dụ, cung cấp các công cụ tự động hóa mạnh mẽ được thiết kế đặc biệt để giải phóng các nhóm khỏi các nhiệm vụ có giá trị gia tăng thấp.
Quy trình kém hiệu quả là một chi phí ẩn làm xói mòn biên lợi nhuận. Mọi sai sót, mọi sự chậm trễ và mọi lãng phí đều dẫn đến tổn thất tài chính. BPM đi sâu vào gốc rễ của những sự kém hiệu quả này. Bằng cách lập bản đồ quy trình làm việc, bạn xác định chính xác nơi lãng phí tiềm ẩn và có thể can thiệp một cách triệt để, đạt được mức giảm chi phí vận hành trực tiếp và có thể đo lường được.
Quy trình chuẩn hóa đồng nghĩa với kết quả nhất quán và có thể dự đoán trước. Khi mọi hoạt động đều tuân theo một quy trình được xác định, rủi ro sai sót của con người sẽ giảm xuống, mang lại chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cao hơn đáng kể. Đối với công ty, điều này đồng nghĩa với việc giảm thiểu khiếu nại, tăng sự hài lòng của khách hàng và xây dựng danh tiếng về độ tin cậy.
Một quy trình được quản lý tốt không chỉ nhanh hơn hay rẻ hơn. Đó là một quy trình tạo ra giá trị đáng tin cậy, biến chất lượng từ một mục tiêu nhất thời thành một tiêu chuẩn nhất quán.
Thị trường ngày nay đang thay đổi với tốc độ chóng mặt. Khả năng thích ứng chính là yếu tố phân biệt các công ty phát triển mạnh mẽ với những công ty chật vật. Các quy trình cứng nhắc là một cái neo kìm hãm sự đổi mới. Ngược lại, BPM tạo ra một khuôn khổ linh hoạt. Với sự hiểu biết rõ ràng về cách thức hoạt động của tổ chức, bạn có thể nhanh chóng và kiểm soát việc điều chỉnh các quy trình để đáp ứng những thách thức và cơ hội mới.
Chúng ta đã đi đến cuối hướng dẫn này, nhưng với bạn, hành trình thực sự mới chỉ bắt đầu. Tối ưu hóa quy trình không phải là đích đến, mà là một hành trình. Dưới đây là ba bước thiết thực để bạn bắt đầu:
Chúng ta đã thấy Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPM) không phải là một khái niệm trừu tượng, mà là một phương pháp thực tế và mạnh mẽ giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ của bạn hoạt động hiệu quả, linh hoạt và cạnh tranh hơn. Từ vòng đời BPM đến các phương pháp luận khác nhau, cho đến vai trò mang tính cách mạng của AI và phân tích, giờ đây bạn đã có một lộ trình rõ ràng để bắt đầu hành trình của mình. Lợi ích chính rất đơn giản: hãy ngừng theo đuổi vấn đề và bắt đầu dự đoán chúng, sử dụng dữ liệu làm kim chỉ nam cho các quyết định chiến lược. Dữ liệu vận hành của bạn nắm giữ một lợi thế cạnh tranh phi thường—bạn chỉ cần biết cách đọc nó.
Đã đến lúc cách mạng hóa cách thức hoạt động kinh doanh của bạn. Hãy thực hiện bước đầu tiên ngay hôm nay và khám phá cách nền tảng của chúng tôi có thể hỗ trợ bạn trên từng bước đường.
Bạn đã sẵn sàng biến dữ liệu thành những quyết định tốt hơn chưa?
Dùng thử Electe miễn phí →
Để kết thúc hướng dẫn này, chúng tôi đã thu thập một số câu hỏi thường gặp nhất về Quản lý quy trình kinh doanh để giải đáp mọi thắc mắc còn lại.
Tự động hóa là việc sử dụng công nghệ để thực hiện một nhiệm vụ duy nhất mà không cần sự can thiệp của con người. Nó là một công cụ. Mặt khác, BPM là chiến lược tổng thể phân tích, thiết kế và cải thiện toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối. Nói một cách đơn giản, tự động hóa là một chiến thuật, trong khi BPM là chiến lược mang lại ý nghĩa cho nó.
Hoàn toàn không. Đây có lẽ là quan niệm sai lầm phổ biến nhất. BPM vốn có khả năng mở rộng quy mô và mang lại lợi ích to lớn ngay cả cho các doanh nghiệp nhỏ nhất, giúp họ xây dựng nền tảng vận hành vững chắc ngay từ đầu để hỗ trợ tăng trưởng. Đối với một doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc triển khai BPM không nhất thiết có nghĩa là mua phần mềm phức tạp, mà là áp dụng tư duy cải tiến liên tục.
Kết quả có thể đến từ hai hình thức. Một mặt, có những "thành công nhanh chóng", những cải thiện nhanh chóng mà bạn có thể thấy chỉ sau vài tuần (ví dụ: loại bỏ điểm nghẽn). Mặt khác, có những lợi ích chiến lược sâu sắc hơn, chẳng hạn như sự thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp hoặc lợi nhuận tăng lên, đòi hỏi sự cam kết nhất quán theo thời gian và chuyển hóa thành lợi thế cạnh tranh thực sự.
.svg)
.svg)
.svg)
.jpeg)
.jpeg)
.jpeg)